Las estadísticas son una serie datos procesados con información útil para la toma de decisiones del emprendimiento.
Estos datos nos pueden ayudar a deducir cual es el proveedor que tiene mejores precios a los largo de un periodo de tiempo, cual es la materia prima más significativa para nuestro emprendimiento o que fórmula produce más beneficios.
Existen 5 vistas de estadísticas y utilidades accesibles desde el menú Estadísticas y utilidades:
- Fórmulas por periodo
- Productos
- Materias primas utilizadas
- Lista de compras
- Estacionalidad de la producción
Cada una de estas opciones tiene una vista de impresión en donde también se pueden ver gráficos de barras o, animaciones, que sirven para mejorar la vista de la información y exportarla hacia otros sistemas.
Para explicar cada una de ellas usaremos una o dos figuras y luego describiremos la información que muestran.
Formulas producidas por periodo
Esta vista, figura 28, muestra el total producido agrupándolo por fórmulas durante un periodo determinado, en este caso desde el 19 de agosto de 2017 al 24 de agosto de 2017. Las diferentes columnas muestran lo siguiente:
- Formula: El nombre de la formula.
- Cantidad: La cantidad de veces que se ha producido la formula.
- %: El porcentaje que representa la cantidad de veces producida.
- Costo: El costo acumulado teniendo en cuenta las variaciones en el costo de las materias primas.
- Precio: El precio de venta acumulado teniendo en cuenta las variaciones del precio de la formula.
- Beneficios: Los beneficios acumulados de la formula teniendo en cuenta todas las variaciones entre costos y precios producidas en el periodo.
- %: El porcentaje que representa el beneficio acumulado.
Como se puede ver en este ejemplo la formula “pan ingles” se ha producido más veces que el resto sin embargo es la formula “pizza” la que ha producido más beneficios. La formula “pan ingles” se ha producido 4 veces más que la de “pan francés” pero el costo ha sido menor.
En la parte inferior se muestran los totales de costos, precios y beneficios.
Además haciendo clic en el botón “gráficos e impresión” usted puede visualizar la misma información con gráficos de barras, ver figura 29.
Este archivo HTML que se abrió en su navegador se encuentra guardado en la carpeta del usuario por ejemplo C:\Users\Juan\Microproduccion\Informes, usted puede imprimirlo o copiarlo a otros dispositivos.
Productos
Esta vista, ver figura 30, muestra el total producido sin agrupación durante un periodo determinado teniendo en cuenta los costos, precios y beneficios que la formula tenía el día de la producción. En este caso desde el 19 de agosto de 2017 al 19 de agosto de 2018. Las diferentes columnas muestran lo siguiente:
- Fecha: La fecha de producción.
- Cantidad: La cantidad producida de la fórmula.
- Producto: La formula producida.
- Costo: El costo de producción de esa fórmula.
- Precio: El precio de venta de esa fórmula.
- Beneficios: Los beneficios al producir esa fórmula.
Este listado permite ver que se ha ido produciendo a lo largo de un periodo de tiempo sin tener que ver cada una de las órdenes de producción realizadas en el mismo periodo.
En la parte inferior se muestran los totales de costos, precios y beneficios.
Haciendo clic en el botón “imprimir” se abrirá el mismo listado en un archivo HTML imprimible que quedará guardado en la carpeta “Informes” del sistema.
Materias primas utilizadas por periodo
Esta vista, ver figura 31, muestra el total de materias primas utilizadas agrupándolo por materia prima independientemente de la formula final o intermedia en la que fueron utilizadas. En este caso para el periodo entre el 19 de de agosto del año 2017 y el 19 de agosto del año 2018. Las diferentes columnas muestran lo siguiente:
- Materia prima: El nombre de la materia prima.
- Stock: El stock actual de la materia prima.
- Cantidad utilizada: La cantidad utilizada en el periodo.
- Costo de lo utilizado: El costo estimado al precio actual de la materia prima.
- %: El porcentaje que el costo representa sobre el total de costos.
- Mejor proveedor: El proveedor con mejor precio para esa materia prima.
- Precio mejor proveedor: El precio que tiene el mejor proveedor.
- Precio MP: El precio manual o calculado de esa materia prima.
En el ejemplo podemos ver que las materias primas más significativas para este emprendimiento son la harina, la mozzarella y la levadura. Tanto para la harina como para la levadura el sistema nos informa que el mejor proveedor es Supermercado Líder y que el precio de ese proveedor es menor que el que hemos estado pagando por las materias primas.
Además se puede deducir que muchas materias primas no afectan significativamente los costos por lo que quizás no convenga gastar tiempo en encontrar mejores proveedores. Por ejemplo no vale la pena recorrer media ciudad para encontrar un mejor precio del ají molido porque solo representa el 0.13 % del costo del emprendimiento. En cambio si es importante encontrar buenos proveedores para la Harina de trigo 000 ya que representa el 37.95 % del dinero que el emprendimiento dedica a comprar materias primas.
Aquí podemos apreciar la necesidad de llevar los precios actualizados de cada proveedor para conocer cuál es el que mejor precio ofrece y quizás establecer acuerdos de compra para mejorar esos precios u organizar el tiempo dedicado a las compras.
En la parte inferior se muestra el costo acumulado.
Haciendo clic en el botón “grafico e impresión” se abrirá en su navegador un listado similar y un grafico de barras con la misma información, ver figura 32.
Lista de compras
Esta vista, ver figura 34, muestra las materias primas que es necesario comprar en este momento para poder realizar las órdenes de producción que se encuentren en estado pendiente. Si no hay órdenes de producción en estado pendiente o todas las materias primas necesarias para realizarlas tuvieran stock no aparecerá ninguna materia prima en la lista de compras.
Para demostrar la lista de compras hemos generado una orden de producción que no puede ser realizada por faltante de algunas materias primas, ver figura 33.
Esta orden de producción (figura 33) no puede realizarse hasta que no se repongan las materias primas faltantes. Ahora accedemos a la lista de compras (figura 34).
Como podemos ver se informa que es necesario comprar las 3 materias primas que son necesarias para realizar la orden de producción. Las diferentes columnas muestran lo siguiente:
- Materia prima: El nombre de la materia prima.
- Stock: El stock actual de la materia prima.
- Cantidad necesaria: La cantidad que hace falta para realizar la o las órdenes de producción pendientes.
- Faltante: La cantidad que falta.
- Mejor proveedor: El proveedor que tiene mejor precio para esa materia prima.
- Precio mejor proveedor: El precio que tiene el mejor proveedor o $ 0.00 en caso de que no existan proveedores registrados.
- Precio de materia prima: El precio calculado o manual que el sistema tiene registrado para esa materia prima.
Al final se puede ver el costo de la compra si se realiza a los mejores proveedores o si se realiza comprando a proveedores que tengan el precio registrado en el sistema.
En emprendimientos que produzcan bajo demanda o cuando se realizan pedidos esta vista es muy importante ya que rápidamente se puede saber cuánto dinero se debe destinar a compras para poder abastecer a todos los clientes.
Haciendo clic en el botón “imprimir” se abrirá un archivo HTML imprimible con la misma información.
Estacionalidad de la producción
Esta vista, figura 35, muestra los beneficios que produjo cada formula agrupándolo por mes acumulando los datos de todos los años en los que se utilizo el programa, para ejemplificarlo hemos cargado ordenes de producción desde agosto de 2017 hasta agosto de 2018. En algunos meses se produjo más veces una fórmula que otra pero lo que muestra esta tabla es el beneficio que produjo cada fórmula en cada mes.
Por ejemplo la fórmula “pizza” produjo más beneficios en Septiembre y Enero, mientras que en Julio y Agosto la fórmula que produjo más beneficios fue el “pan frances”.
Esto es de suma utilidad para planificar la producción con anticipación a la demanda, si una materia prima sube de precio en la época que es mas requerida como por ejemplo las pasas en Navidad usted puede comprarlas unos meses antes ya que sabe que durante Diciembre podrá vender Pan Dulce con pasas.
Para verlo más gráficamente puede hacer clic en el botón “gráficos e impresión”, esto abrirá un archivo web en su navegador en donde pasando el ratón por arriba del nombre de la formula se desplegara un grafico indicando el beneficio por mes. Ver figura 36.
